Como profesional en la industria de la construcción, la comunicación por correo electrónico es fundamental para tu trabajo diario. Utilizas el correo electrónico para coordinarte con tu equipo, actualizar a tus clientes, informar sobre el progreso del proyecto y resolver problemas. La manera en que te comunicas por email puede ser determinante para el éxito de tus proyectos. Una de las mejores formas de estructurar tus correos electrónicos para lograr claridad y concisión es utilizando la técnica BLUF.
La técnica BLUF es una técnica de comunicación militar que significa “Bottom Line Up Front” (La información clave al principio). Esta técnica se utiliza en el ámbito militar para que los soldados se dirijan a sus superiores de manera clara y concisa. El objetivo de la técnica BLUF es que los soldados vayan directo al grano y no hagan perder el tiempo a sus superiores. Esta técnica requiere que se exponga el propósito y el mensaje principal de la comunicación en la primera oración o párrafo. De esta manera, no se entierra la información más importante en el medio o al final del reporte o correo electrónico.
La técnica BLUF también ayuda a responder a las preguntas básicas: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Al implementar la técnica BLUF, los soldados logran comunicarse de forma efectiva y persuasiva. Muestra que respetan el tiempo y la atención de sus superiores, además de ayudar a evitar malentendidos, confusiones o retrasos en la toma de decisiones. En definitiva, la técnica BLUF puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una misión.
Ejemplo de cómo aplicar la técnica BLUF en un correo electrónico para un proyecto de construcción:
Asunto: ACCIÓN – Informe de Estado del Proyecto
BLUF: Necesito tu informe de estado del proyecto para el viernes 2 de junio. Por favor, incluye la siguiente información: progreso, problemas, riesgos y próximos pasos.
Hola Juan,
Como sabes, tenemos una reunión mensual con el cliente el próximo lunes 5 de junio. Para prepararnos para la reunión, necesito tu informe de estado del proyecto para el viernes 2 de junio. Por favor, utiliza la plantilla adjunta e incluye la siguiente información:
- Progreso: ¿Qué has completado desde el último informe? ¿En qué estás trabajando actualmente? ¿Estás cumpliendo con el cronograma y el presupuesto?
- Problemas: ¿Qué desafíos o problemas te has encontrado o resuelto? ¿Cómo afectaron a tu proyecto? ¿Cómo los resolviste?
- Riesgos: ¿Qué amenazas potenciales o incertidumbres visualizas para tu proyecto? ¿Qué tan probable es que ocurran? ¿Qué tan graves son? ¿Cuáles son tus planes de mitigación?
- Próximos pasos: ¿Cuáles son las actividades planificadas para el próximo período de informe? ¿Qué recursos o apoyo necesitas de mí u otros?
Por favor, envíame tu informe por correo electrónico a más tardar el viernes 2 de junio a las 5 pm. Si tienes alguna pregunta o inquietud, házmela saber lo antes posible.
Gracias por tu cooperación y tu arduo trabajo.
Atentamente,
José Pérez
Gerente de Proyectos
Source: Medium
