“¿POR QUÉ NO PODEMOS HACER QUE LAS REUNIONES EMPIECEN Y TERMINEN A TIEMPO?” Me planteé esta pregunta el otro día. Con las corporaciones pidiendo a sus empleados que estén más en la oficina, este dilema solo continuará. ¿Es este un desafío que tú también estás enfrentando, o soy el único? En este artículo, revelaré la causa principal de por qué tenemos este dilema de tiempo de las reuniones y una solución potencial para solucionarlo.

Problemas con el Tiempo de las Reuniones

Pueden haber muchas razones por las que las reuniones no empiezan y terminan a tiempo. Veamos algunas de las más obvias:

• Falta de agenda: una reunión sin agenda es como un coche con frenos defectuosos. Es casi seguro que no se detendrá cuando sea necesario.
• Sin objetivo claro: una reunión sin un objetivo claro sobre por qué necesitamos estar aquí y qué problema estamos tratando de resolver es una receta para el desastre.
• Demasiadas personas: cuantas más personas invitadas, más larga será la reunión ya que aumentan los canales de comunicación.
• Sin facilitador o cronometrador: si todos en la reunión intentan ser escuchados y nadie está designado para llevar el control del tiempo, la reunión se desviará.

Un problema que a menudo ocurre es que muchas reuniones se alargan al no llegar a la conclusión de la reunión más pronto, lo que garantiza que todos estén alineados y responda a las preguntas… “¿logramos el resultado que estábamos buscando, se resolvió el problema, qué acciones debemos tomar, quién es responsable de ellas y cuáles son nuestros próximos pasos?”. La conclusión de la reunión generalmente requiere de 3 a 7 minutos.

Causa Principal Revelada

Hay un problema no mencionado anteriormente que creo que es la causa principal de la mayoría de los problemas con el tiempo de las reuniones.

Causa Principal: Superposición entre las horas de inicio y fin

Corramos un breve ejemplo para una mejor explicación. La reunión de Revisión termina a la 1 PM. El Comité Directivo comienza a la 1 PM. En el ejemplo anterior, podemos ver que hay una superposición a la 1 PM. Los participantes de la reunión de Revisión terminarán su reunión a la 1 PM, ya que mentalmente están pensando… “Tenemos esta sala reservada hasta la 1 PM, así que no saldremos de esta sala hasta casi la 1 PM”. Mientras que los participantes del Comité Directivo que comienzan a la 1 PM están esperando afuera de la sala diciendo enojadamente… “Tenemos esta sala reservada a partir de la 1 PM, ¿por qué siguen ocupando el espacio?” Este problema claramente muestra que hay un cuello de botella a la 1 PM.

Para corregir este dilema, hay 2 cosas que deben corregirse: las herramientas que usamos y la mentalidad.

¿Cómo Solucionarlo?

Herramientas: Las herramientas que usamos juegan un papel importante. Cuando reservamos reuniones en Outlook u otras aplicaciones de citas, generalmente se proporcionan reuniones en incrementos de 30 o 60 minutos. La solución es que las reuniones terminen 5 minutos antes, lo cual sería aplicado por las herramientas de programación de citas. Esta solución proporcionaría tiempo de margen y eliminaría el cuello de botella donde las reuniones terminan y empiezan al mismo tiempo.

Mentalidad: Los Valores Ágiles establecen “Personas por encima de Procesos y Herramientas”. Con esto en mente, el cambio en las herramientas de programación mencionado anteriormente solo funcionará si la mentalidad de las personas se adapta y respetan el ajuste de 5 minutos. ¿Qué otras ideas tienes para solucionar este dilema de tiempo en las reuniones?

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Source: Medium