Una de las prácticas clave para mejorar constantemente en la ejecución de proyectos es llevar a cabo una revisión después de la acción, conocida como After Action Review (AAR). Esta reunión tiene como objetivo reunir al equipo de proyecto para revisar y aprender de la labor recientemente completada. El propósito es debatir y analizar lo que salió bien y lo que salió mal, con el resultado de comprometerse a implementar mejoras identificadas. Pero, ¿cómo se lleva a cabo una buena AAR?

1. Asignar un único responsable

Las revisiones se realizan mejor si son gestionadas de manera consistente por un único equipo. En muchas empresas, la mejor entidad para llevar a cabo esta función es la Oficina de Dirección de Programas (PMO). Tienen las habilidades y experiencia más adecuadas para llevar a cabo una revisión efectiva. Comprenden los ciclos de vida de programas y proyectos, y tradicionalmente están abiertos a recibir retroalimentación, incluso si esta es negativa.

2. Reunir a todo el equipo

No tiene sentido realizar una AAR si faltan personas clave del equipo. Asegúrate de que todos estén involucrados en el proceso. Realizar una revisión puede ser un ejercicio delicado, pero es importante contar con la presencia de todos los miembros clave.

3. Revisar toda la vida del proyecto

Es fundamental revisar el proyecto desde el principio. La mejor manera de iniciar este proceso es mapear los hitos del proyecto en una línea de tiempo. Recorre el proyecto y discute lo que salió bien y lo que podría haber sido mejor. Habla sobre cómo comenzó el proyecto, cómo se asignaron los recursos y cómo se manejaron los problemas importantes. Sé abierto al discutir problemas difíciles como fallos en el proyecto y pasos en falso.

4. Utilizar un evaluador independiente

Si eres el director de proyecto, este es uno de los momentos en los que no debes estar a cargo. Designa a alguien que haya realizado una AAR anteriormente. No necesariamente tienen que conocer el proyecto en detalle, y su independencia les ayudará a descubrir problemas más fácilmente al ser vistos como una tercera parte neutral.

5. No asignar culpa

Evita echar la culpa. La responsabilidad rara vez recae en un solo lugar, por lo que es mejor evitar culpar a equipos o personas individuales por los problemas. Es importante ser cuidadoso al catalogar y enmarcar dónde se cometieron errores. Se consciente de que los errores suelen tener múltiples causas.

6. Debates sobre percepciones y hechos

A veces, las percepciones son tan importantes como los hechos. Los errores pueden haberse producido debido a la percepción que las personas tuvieron de un problema. Estar dispuesto a discutir las emociones tanto como las actividades y eventos tangibles.

7. Resumir los aprendizajes

Registra lo que has aprendido y lo que te gustaría cambiar en futuros proyectos. Clasifica los aprendizajes en categorías como gobernanza, formas de trabajo y comunicación.

8. Compromiso con el cambio

Está dispuesto a implementar cambios en futuros proyectos a partir de los aprendizajes identificados durante la AAR. El objetivo del ejercicio es asegurarse de no repetir errores pasados. Cualquier aspecto positivo identificado durante la revisión también debe registrarse y compartirse con otros equipos para ayudar a mejorar los proyectos en toda la empresa.

En Strategy Activist, ayudamos a los clientes a llevar a cabo programas y proyectos efectivos. Somos grandes defensores de las revisiones, ya que hemos visto cómo pueden ayudar a las empresas a mejorar en la entrega cada vez que se embarcan en un nuevo programa o proyecto. Para obtener más información sobre cómo podemos ayudar a tu empresa, visítanos en www.strategyactivist.com o llámanos al +44 7786063053.

Source: Medium