A menudo, nos encontramos con reuniones que carecen de una línea de asunto clara, sin agenda ni objetivo establecido. Estas reuniones suelen ser poco eficientes y consumir más tiempo del necesario. Para evitar esto, es fundamental contar con una agenda de reunión clara. La creación de una agenda efectiva es uno de los elementos más importantes para reuniones productivas y eficaces, y aquí te explicamos por qué:
Comunicación de información importante
La agenda comunica información crucial a todos los asistentes. Por ejemplo, todos sabrán qué temas se discutirán, quién liderará la reunión y cuánto tiempo tomará. Además, la agenda puede utilizarse como una lista de verificación para garantizar que se aborden todos los temas previstos.
Enfoque para la reunión
La agenda proporciona un enfoque para la reunión, lo que ayuda a mantenerla enfocada y productiva. Para crear una agenda de reunión efectiva, considera los siguientes consejos:
1. Definir el objetivo de la reunión
Antes de crear la agenda, identifica el objetivo de la reunión. ¿Qué resultados necesita lograr tu equipo al finalizar la reunión? Establecer objetivos claros te dará un motivo para reunirte, sabrás por qué convocaste la reunión, qué esperas lograr y qué acciones se esperan.
2. Priorizar los temas de la agenda
Al elaborar la lista de temas de la agenda, asegúrate de priorizarlos de los más importantes a los menos importantes. De esta manera, te asegurarás de abordar y cumplir con todos los temas importantes.
3. Solicitar aportes de los miembros del equipo
Para que tu equipo participe y se involucre en las reuniones, incluye en la agenda temas que reflejen sus necesidades. Pide a los miembros del equipo que sugieran temas para la agenda, junto con la razón por la que cada tema debe abordarse en la reunión.
4. Seleccionar temas que afecten a todo el equipo
El tiempo de la reunión es valioso y costoso de programar. Debe utilizarse principalmente para discutir y tomar decisiones sobre temas que afecten a todo el equipo y que requieran la participación de todos para resolverlos.
5. Identificar quién liderará cada tema
A menudo, alguien que no sea el líder formal de la reunión es responsable de dirigir la discusión de un tema de la agenda. Esto garantiza que las personas asuman la responsabilidad de liderar esa parte de la agenda y se preparen para ello antes de la reunión.
6. Mantener la agenda breve
Limita la agenda de la reunión a 6 elementos o menos. Nadie quiere pasar 2 horas en una reunión. Las agendas largas suelen resultar abrumadoras y, a menudo, no se leen.
7. Dejar que el contenido determine el tiempo por tema
Deja que el contenido determine cuánto tiempo debe dedicarse a cada punto de la agenda. Evita programar en exceso el tiempo por tema. Si crees que algo solo tomará 2 minutos, anótalo junto al tema de la agenda.
Tomarte el tiempo para crear una agenda clara de reunión mejorará la eficiencia de tus reuniones. ¡Y para facilitarte aún más las cosas, GAIKU está aquí para ayudarte! ¡Tu agenda de reunión será fija y enviada en poco tiempo! ¡Prepárate para unirte a nuestra revolución de reuniones!
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Source: Medium
