Recientemente visité a mi amiga de la universidad, Alice, una colega propietaria de un pequeño negocio y ahora también mi optometrista. Mientras revisaba mis ojos, probaba diferentes lentes en el foróptero y me preguntaba “¿Cuál se ve mejor, esto?” y después de hacer un ajuste, “… ¿o esto?” Durante esta visita, pensé en un problema común en contabilidad: los estados financieros, especialmente el informe de pérdidas y ganancias, no son claros. Cuando no son claros, es menos probable que entendamos y apreciemos lo que estos informes intentan decirnos sobre la situación del negocio, si es que nos tomamos la molestia de revisarlos. Afortunadamente, los programas de contabilidad son altamente configurables, así que veamos cinco cambios que aportarán claridad a los informes y nos llevarán a tomar decisiones más rentables.

Utiliza Números de Cuenta

Los programas de contabilidad ordenan las cuentas alfabéticamente de forma predeterminada. Sin embargo, podemos reorganizar esas cuentas de la manera que deseemos asignando números de cuenta. Se recomienda ordenar las cuentas generalmente por el monto más alto para que los elementos más importantes estén en la parte superior del informe.

No Te Detengas en Detalles Excesivos

Un informe de pérdidas y ganancias debe tener entre dos y tres páginas para la mayoría de los negocios, lo que significa que habrá alrededor de 60-90 cuentas de ingresos y gastos. Si el informe se vuelve mucho más largo, tendemos a perder de vista el panorama general.

Agrupa Ingresos y Gastos Similares

Agrupar elementos similares nos ayuda a simplificar listas complejas. Al igual que los biólogos utilizan la taxonomía para agrupar formas de vida similares, podemos agrupar los ingresos y gastos empresariales.

Utiliza Informes Cruzados

Muchas empresas tienen diferentes oficinas, divisiones, líneas de servicios o áreas geográficas y necesitan comparar la rentabilidad entre ellas. En QuickBooks podemos hacer esto con clases y en Xero mediante categorías de seguimiento.

Utiliza Elementos para Seguir Detalles

Cada paquete de contabilidad nos permite crear múltiples elementos como productos o servicios para colocar en facturas y recibos de ventas, cada uno de los cuales apunta a una cuenta de ingresos y/o gastos específica.

Conclusión

Si al revisar tus informes sientes que algo no está bien o que no te dicen claramente lo que necesitas saber, ajustar el software a tus necesidades es probablemente parte de la solución. Considera estas cinco áreas y observa si al ajustarlas, tu vida financiera mejora.

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Source: Medium