En el entorno empresarial, es común tener documentos que son de uso personal y no deben ser compartidos con otros miembros del equipo. Para este propósito, Microsoft ofrece OneDrive for Business. Este servicio permite gestionar y almacenar documentos de forma segura y privada.
En una organización, generalmente se crean tres tipos de documentos relacionados con las ventas. Algunos son compartidos con el equipo para facilitar el trabajo colaborativo. Otros son documentos públicos que deben ser compartidos por todos en la organización. Sin embargo, siempre hay algunos documentos que son creados para uso personal, como una presentación de ventas. Estos documentos solo se comparten con otros cuando es necesario hacerlo.
Microsoft proporciona tres formas de gestionar estos archivos. Para el almacenamiento colaborativo, se pueden utilizar los Grupos de Office 365. Para los documentos públicos, se puede utilizar SharePoint. Y para los documentos privados, la opción más recomendada es OneDrive.
Con Microsoft Dynamics CRM 2016, los usuarios pueden crear y gestionar documentos para su uso privado en OneDrive for Business. Como ambos están integrados de forma nativa, los usuarios pueden acceder a estos documentos desde el registro de cuentas o oportunidades, sin salir del CRM.
OneDrive for Business es un servicio de almacenamiento en línea diseñado específicamente para uso empresarial. Si estás utilizando Office 365, obtendrás 1 TB de almacenamiento en la nube para OneDrive for Business. Esto está disponible tanto en SharePoint Online como en SharePoint On-premises con SharePoint 2016.
Por defecto, todos los archivos que almacenas en OneDrive for Business son privados. Estos documentos se sincronizan automáticamente en tus dispositivos de escritorio y móviles. También puedes abrir varios documentos de Office almacenados en OneDrive for Business directamente desde las aplicaciones móviles de CRM (usando smartphones y tablets). Esto ayuda a promover la movilidad de tus usuarios y elimina la rigidez de trabajar desde una ubicación física fija.
Si deseas compartir estos archivos con otros, deberás moverlos a un grupo de Office 365 para colaboración o almacenarlos como documentos públicos en SharePoint. La ventaja de utilizar OneDrive for Business es que es fácil de usar y amigable para aquellos que ya tienen una cuenta personal de Microsoft u Outlook para OneDrive. La única diferencia es que está gestionado por la organización. Te permite compartir y colaborar en documentos de trabajo con otros compañeros de trabajo. Todo el proceso está controlado por los administradores de la colección de sitios después de habilitar a los usuarios para usar “OneDrive for Business”.
Para obtener más información sobre cómo los usuarios de Microsoft Dynamics utilizan OneDrive for Business de la manera más efectiva, haz clic aquí.
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