La nube ofrece a las startups y organizaciones sin dependencias de aplicaciones empresariales clásicas un ahorro significativo en comparación con las implementaciones de software tradicionales. Sin embargo, para las startups y pequeñas organizaciones que trasladan sus cargas de trabajo a la nube, puede resultar difícil encontrar soluciones que ofrezcan características adecuadas dentro del presupuesto y que puedan escalar con el crecimiento. Afortunadamente, al no estar cargados con la necesidad de ser compatibles con software y formatos de archivo heredados, se pueden encontrar ahorros sustanciales en la selección cuidadosa de su proveedor de nube.
Elige una suite de oficina asequible
En las organizaciones típicas, la mayoría de la colaboración ocurre dentro de la suite de software de oficina, que es una parte profundamente arraigada de las operaciones comerciales. Las nuevas organizaciones tienen la suerte de no estar cargadas con documentos en formatos heredados peculiares, como los de WordStar y Lotus SmartSuite, o dependencias de formatos obsoletos pero aún mantenidos, como Microsoft Access. Como tal, comenzar desde cero permite una mayor flexibilidad.
Los dos mayores proveedores de suites de oficina alojadas en la nube son Microsoft y Google. Microsoft ofrece seis niveles de precios, mientras que Google ofrece solo dos. Google Apps for Work es el paquete de menor precio, el nivel estándar cuesta $5 por usuario al mes ($60 al año), aunque para un compromiso de un año, el precio baja a $50 por usuario (facturado a $4.17 al mes). Para los servicios de cumplimiento y descubrimiento electrónico de Google Apps Vault, almacenamiento ilimitado y controles administrativos adicionales, el precio aumenta a $10 por usuario al mes ($120 al año). No hay límite en el número de usuarios.
En comparación, la estructura de precios de Office 365 es laberíntica y confusa. El nivel más barato, Business Essentials, es más caro que el nivel estándar de Google Apps for Work, y cuesta $60 por usuario al año con un compromiso de un año. Para el acceso mensual, el costo es de $6 por usuario al mes ($72 al año). Este nivel incluye correo electrónico alojado, Skype for Business y otras características de comunicación, pero no incluye licencias para PC/Mac y tabletas. Agregar esas licencias aumenta el precio por usuario a $12.50 al mes ($150 al año) con un compromiso de un año, o $15 al mes ($180 al año) con facturación mensual. Ambos planes están limitados a un máximo de 300 usuarios, momento en el cual las organizaciones están obligadas a actualizar a los planes de costo más alto de Office 365. Para el plan de nivel más alto, que incluye herramientas de cumplimiento y descubrimiento electrónico, el precio aumenta a $20 por usuario al mes, el doble del precio de la oferta de Google.
Aprovecha las licencias por sitio en lugar de las licencias por usuario
Dependiendo de la naturaleza de la organización, las licencias por sitio pueden ser una fuente de ahorro significativo en comparación con las licencias por usuario. Los costos asociados con las licencias por usuario penalizan el crecimiento y pueden ser prohibitivamente costosos en organizaciones que tienen una alta proporción de empleados a tiempo parcial o contratados. Para los servicios de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con los clientes (CRM), es vital encontrar un proveedor con un componente de facturación que no limite el crecimiento.
Salesforce, uno de los primeros proveedores de soluciones de CRM basadas en la nube, se basa en licencias por usuario, con una variedad de niveles de uso. El plan Small Business tiene un costo de $25 por usuario al mes, pero está limitado a cinco usuarios. Después de eso, los niveles de precios son de $65 o $125 por usuario al mes, facturados anualmente. En conjunto, esto representa un gasto importante que puede resultar gravoso al contratar empleados adicionales. Teóricamente, es posible reducir esto compartiendo cuentas entre varios empleados, aunque esto podría ser un problema de seguridad. En contraste, Bizowie se basa en el uso de licencias por sitio, con facturación basada en factores como el número de módulos utilizados. Por ejemplo, si tu organización trabaja en la economía de la información (es decir, no produce cosas físicas y tangibles), no hay necesidad de pagar por el módulo de Manufactura. Con las licencias por sitio, no es necesario pagar por características que no son relevantes para tu organización, solo pagas por las características que necesitas.
Considera implementar terminales de usuario final en lugar de PC
Puede que quieras reconsiderar los terminales proporcionados a los usuarios finales. Con los datos almacenados en la nube, hay poca necesidad de almacenamiento masivo proporcionado por los discos duros tradicionales, de utilizar una unidad óptica para instalar actualizaciones de software o de tener puertos PS/2 y RS-232 en los terminales de usuario final para la mayoría de las implementaciones. En estas circunstancias, el Intel Next Unit of Computing (NUC) proporciona un reemplazo adecuado para los sistemas de estaciones de trabajo típicos. Además, el ahorro de energía es una consideración importante: el ThinkCentre M73 de Lenovo utiliza fuentes de alimentación de 240W, mientras que los sistemas NUC utilizan fuentes de alimentación de 65W. Si bien esto no representa un ahorro significativo para una estación de trabajo individual, puede generar ahorros de energía sustanciales en implementaciones grandes.
Al seguir estos consejos, las startups y organizaciones pueden ahorrar dinero al trasladar sus operaciones a la nube. La elección de una suite de oficina asequible, aprovechar las licencias por sitio y considerar la implementación de terminales de usuario final en lugar de PC son estrategias efectivas para reducir costos y maximizar la eficiencia en la nube.
