Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y OMS (Order Management System) son herramientas fundamentales para la gestión eficiente de las empresas. Sin embargo, estudios demuestran que más del 50% de estos sistemas no se instalan a tiempo y dentro del presupuesto establecido. Además, muchas compañías pasan entre 8 y 12 meses adaptándose al nuevo sistema después de su implementación. ¿Cuáles son los errores más comunes que llevan a estos resultados? En este artículo, analizaremos 9 errores que debes evitar para aumentar tus posibilidades de éxito.
Error #1: Establecer expectativas iniciales incorrectas
Antes de comenzar el proceso de selección del sistema, la dirección de la empresa siempre quiere saber cinco cosas fundamentales: ¿Cuáles son los requisitos funcionales del sistema para nuestra empresa? ¿Cuáles son las diferencias entre los sistemas comerciales disponibles y las necesidades de nuestra empresa, que podrían requerir modificaciones o falta de funcionalidad? ¿Cuál es el costo total de propiedad (TCO) del proyecto completo? ¿Cuál es el cronograma para completar el proceso? ¿Qué recursos internos y externos se requieren para implementar y respaldar el proyecto? Estas son preguntas difíciles de responder antes de realizar un análisis detallado. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estas expectativas iniciales pueden ser erróneas y difíciles de cumplir.
Error #2: Delegar la responsabilidad de selección únicamente al departamento de TI
La implementación de un sistema ERP u OMS a gran escala cambiará la forma en que tu empresa opera y cómo los empleados realizan sus tareas. Es fundamental contar con un equipo de proyecto multidisciplinario que incluya a aquellos que utilizarán el sistema. Además, es importante contar con el respaldo de la dirección ejecutiva desde el inicio hasta el final del proyecto, así como un gerente de proyecto capaz de coordinar y respaldar todas las etapas. ¿Quién en tu empresa se encargará de gestionar el proyecto? No debes depender únicamente del gerente de proyecto del proveedor, ya que ellos tienen sus propias responsabilidades y no pueden encargarse de tus empleados, los cambios en los procesos, la capacitación y los procedimientos necesarios. Si no cuentas con los recursos internos suficientes, considera buscar asesoramiento externo.
Error #3: No desarrollar requisitos comerciales detallados
Es fundamental desarrollar un documento de requisitos, obtener la aprobación de los usuarios y convertirlo en un documento de solicitud de propuestas (RFP). Este documento será útil para realizar demostraciones y realizar un seguimiento de los cambios obligatorios requeridos. No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de este paso. Al tener requisitos comerciales detallados, podrás seleccionar el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y evitar sorpresas desagradables durante la implementación.
En conclusión, la implementación de sistemas ERP y OMS puede ser un proceso complejo y desafiante. Sin embargo, al evitar estos errores comunes, aumentarás tus posibilidades de éxito y podrás aprovechar al máximo estas herramientas para mejorar la eficiencia y la productividad de tu empresa.
