La implementación de soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede ser costosa, con un costo total de propiedad promedio de alrededor de $4.5 millones, según Panorama Consulting. El punto de equilibrio de un ERP varía de uno a más de cinco años, y el 35 por ciento de las empresas alcanza este punto en tres años. Estas soluciones están diseñadas para tener ciclos de vida largos y rentables, pero los cambios en la infraestructura tecnológica en la última década han creado un entorno en el que los sistemas heredados obstaculizan tu productividad. Según Aberdeen Group, el sistema ERP promedio tiene siete años de antigüedad. Estos sistemas heredados pueden poner una carga pesada en una empresa, e incluso las soluciones personalizadas más modernas están pasando a la categoría de legado a medida que las soluciones basadas en la nube ganan terreno. No puedes eliminar el dolor causado por la transición de un ERP antiguo a un nuevo sistema, pero puedes gestionarlo.
1. Elige tus datos sabiamente
Si tu sistema ERP antiguo ha estado en uso durante años, sus bases de datos contienen una cantidad sustancial de información. Al migrar a un nuevo sistema, ¿cuántos de esos datos son realmente relevantes y utilizables? Debes elegir tus bases de datos antes de migrarlas a un nuevo sistema para no perder tiempo y energía en conjuntos de datos grandes que no vas a utilizar. La limpieza de datos también es una parte útil del proceso de migración, ya que no estarás transfiriendo datos incorrectos o duplicados.
2. Mapea la funcionalidad del ERP a los procesos comerciales existentes
Las soluciones ERP deben crear un entorno de trabajo más eficiente y productivo. Si eliges un nuevo sistema ERP con procesos comerciales diferentes, la interrupción operativa podría extenderse durante meses después de la implementación. Una de las principales razones para implementar un nuevo sistema ERP es mejorar el rendimiento empresarial. Si no eliges un sistema que complemente los procesos de trabajo existentes, te enfrentarás a una pérdida de productividad a largo plazo.
3. Opta por una solución híbrida
Otra forma de manejar la transición es mantener las partes relevantes del sistema heredado e integrarlas con el nuevo sistema. Gartner predice que la mayoría de las empresas adoptarán algún tipo de solución híbrida de ERP en los próximos cinco años, ya sea mediante la integración con un sistema heredado o utilizando una configuración de “lo mejor de ambos mundos” en la nube. Un ERP híbrido minimiza la interrupción de los procesos comerciales y permite a los empleados trabajar dentro de un sistema familiar durante todo el proceso de implementación.
4. Considera el costo de la conexión
El inconveniente de un ERP híbrido es el costo de la integración. Debes elegir una nueva solución diseñada para conectarse con tu antiguo sistema. Si la integración no fue una prioridad cuando se implementó el sistema heredado, es posible que se requiera un costoso tiempo de desarrollo personalizado para crear una integración entre ambos. En algunos casos, el costo de la conexión es demasiado alto y deberías cortar tus pérdidas y evitar una configuración híbrida.
5. Crea un plan de gestión del cambio
Antes de que se lleve a cabo la transición de un ERP, establece un plan de gestión del cambio para ayudar a una implementación fluida. Los planes de gestión del cambio examinan los problemas potenciales durante el proceso de implementación y las soluciones para minimizar la interrupción operativa, incluyendo qué hacer con los empleados que tienen problemas con el nuevo sistema. Deshacerte de lo antiguo y optar por lo nuevo puede ser una propuesta larga y costosa para tu empresa. Minimizar el dolor te ayuda a aprovechar los beneficios del nuevo ERP más rápido, y evita el fracaso de la implementación de un ERP que afecta a muchas empresas.
