Reemplazar un sistema ERP existente puede ser un desafío complicado para cualquier empresa. A menudo, este proceso requiere el doble de esfuerzo y costos en comparación con la implementación de un ERP por primera vez. Hay varias razones detrás de esta afirmación, pero generalmente se debe a dos limitaciones de gestión: el tiempo limitado y el dinero disponible.

Los sistemas ERP tienden a convertirse en parte intrínseca de la cultura empresarial y en la forma en que las empresas enfrentan los desafíos comerciales con el tiempo. Estas dependencias intelectuales y emocionales guían la toma de decisiones administrativas relacionadas con el gasto de dinero y, lo que es más importante, la autorización de costos de reinversión por parte de los altos directivos. Por lo tanto, incluso si una empresa se ve obligada a reemplazar su sistema ERP, es probable que no aprecie la experiencia culturalmente y esto puede agravarse por los costos adicionales.

1. “Nuevo y mejorado” a menudo no lo es

En las últimas dos décadas, los sistemas ERP han evolucionado desde las topologías cliente/servidor/LAN hasta las variantes basadas en la nube de hoy en día. Sin embargo, en cuanto a los procesos esenciales, aparte de los avances impulsados principalmente por la movilidad, los sistemas ERP ofrecen los mismos valores operativos centrales que ofrecían hace veinte años. Por lo tanto, si te encuentras en la situación de reemplazar un ERP, no pierdas tiempo investigando hasta que investigues primero “de dónde” proviene el nuevo sistema.

2. Si no está roto, no lo arregles

De la misma manera que existe el problema de lo “nuevo y mejorado”, a menudo los gerentes ven un problema que en realidad no es un problema en absoluto. Por ejemplo, si te enfrentas a la necesidad de reemplazar un sistema ERP actual debido a una supuesta irregularidad que requiere un cambio, tal vez sería mejor tomar un respiro y luego investigar el problema en detalle, en lugar de buscar una solución más compleja y costosa. A menos que el sistema sea completamente inutilizable, dada la gran cantidad de opciones de configuración de sistemas disponibles hoy en día, a menudo hay una forma más sencilla de solucionar el problema a corto plazo.

3. Investigación incorrecta en la solicitud de información (RFI)

Como dijo Einstein: “La locura es hacer las mismas cosas una y otra vez y esperar resultados diferentes”. Por lo tanto, si se requiere una RFI al trabajar en un cambio de sistema ERP, es importante recordar que utilizar consultas RFI anteriores para ahorrar tiempo solo recreará puntos de decisión similares a la primera solución fallida. Por lo tanto, comienza desde cero, toma un lápiz afilado y reajusta tus suposiciones.

4. Lealtad a la marca y el costo de la pereza

Muchos gerentes de reemplazo de ERP llaman inmediatamente a un proveedor anterior creyendo que la solución ofrecerá una forma más sencilla de superar el desafío del cambio. Desafortunadamente, es probable que si al gerente no le gustó cómo funcionó el sistema anterior, cualquier sistema actualizado ofrecerá las mismas ventajas y limitaciones. Las plataformas basadas en recursos completos suelen evolucionar sobre la base de procesos iterativos, en lugar de comenzar desde cero, por lo que no seas perezoso al respecto. Si necesitas un cambio, cámbialo.

5. Congelamiento de decisiones

Este error es uno de los más comunes; la incapacidad de tomar una decisión cuando se está en un grupo. Esta situación ocurre típicamente cuando un grupo de directivos de una empresa entra en lo que yo llamo una “zona de fuego circular”. En este caso, todos quieren expresar su opinión, pero nadie quiere trabajar lo suficiente para crear consenso y no hay nadie con la autoridad suficiente para tomar una decisión final. He visto esta característica en casi todos los rincones del mundo y siempre termina mal para una empresa. Por lo tanto, si se requiere reemplazar un ERP, una persona debe ser responsable, recopilar y comprender la información necesaria y luego tomar la decisión final, ya sea el CEO, COO, CIO, CFO o incluso un director de TI.

En resumen, reemplazar un sistema ERP existente puede ser un proceso complicado, pero evitando estos errores comunes puedes aumentar las posibilidades de éxito. Recuerda investigar el origen del nuevo sistema, evaluar si realmente necesitas un cambio, realizar una investigación adecuada y no tener miedo de cambiar de proveedor si es necesario. Además, es importante tener un líder claro que tome decisiones y evite el estancamiento en el proceso de toma de decisiones.