La gestión exitosa del sistema de gestión de calidad (SGC) de su organización es crucial para el negocio. La fabricación de una variedad de productos para clientes en múltiples mercados puede requerir una considerable documentación para cumplir con regulaciones y estándares. El software adecuado de SGC puede garantizar que se hayan cumplido esos requisitos y ahorrar valiosas horas de trabajo. Si bien nos esforzamos por considerar todos los posibles escenarios que podrían ocurrir durante cualquier implementación o actualización de software, comprender los errores más comunes en los lanzamientos de software puede mejorar las posibilidades de éxito de una empresa. En este artículo, Bob Herdoiza, presidente de CEBOS, una división de QAD, ha compartido algunos consejos útiles para evitar (con suerte) algunos de esos escenarios al implementar software de sistema de gestión de calidad.

1. Conozca dónde comenzar

No importa cuán grande o pequeña sea la escala del cambio, la realidad es que hay personas reales detrás del software que su empresa está a punto de implementar. El cambio da miedo y a veces es frustrante o confuso. Esas personas necesitan entender por qué se está produciendo el cambio y cómo mejorará sus trabajos. Los empleados también necesitan capacitación adecuada y tiempo para familiarizarse con el software antes de dejarlos sueltos. ¡Trabaje primero con sus empleados y ya está en el camino hacia el éxito en la implementación del software de SGC!

2. Comprenda la importancia de la comunicación efectiva

La comunicación es crucial para una implementación exitosa del SGC. Ya sea con individuos o departamentos que se ven afectados de inmediato por el lanzamiento, o desarrollando un equipo de gestión de calidad que trabajará con cada departamento a medida que el nuevo software se integre en nuevos departamentos, la comunicación puede ayudar a romper barreras entre departamentos e individuos. También asegura que todos tengan un espacio para discutir problemas, preguntas o inquietudes con el nuevo programa de software de SGC.

3. Evite el uso de jerga, lemas o palabras de moda

Hablando de comunicación… es importante evitar jergas, lemas, palabras de moda al explicar nuevas funciones, procesos, procedimientos y políticas. Tales palabras solo conducen a la confusión. No tienen ningún peso real para los empleados y es posible que ni siquiera comprendan completamente de qué estás hablando. Elimine la frustración y el caos presentando claramente metas, objetivos y objetivos definidos.

4. Cree un plan de gestión del cambio

Los sistemas de gestión del cambio se pueden (y deben) aplicar al proceso de implementación, así como a la mejora a largo plazo del software de SGC. Pero para ejecutar con éxito el cambio, se debe utilizar un sistema de gestión del cambio que incluya desde capacitación y desarrollo de habilidades hasta facilitación de la comunicación. Los planes de gestión del cambio también deben proporcionar un camino predefinido a través del cual el software se implementará en la empresa.

5. No intente cambiar todo de una vez

Demasiado cambio de una vez puede ser abrumador para todos, desde la producción hasta la gerencia. En lugar de tratar de hacer que todo suceda de la noche a la mañana, siga los pasos claramente delineados y predefinidos en su plan de gestión del cambio. Algunos otros consejos para garantizar un lanzamiento exitoso incluyen: ser flexible con los plazos, estar dispuesto a realizar pruebas piloto adicionales cuando sea necesario, estar preparado para cancelar un proyecto si no funciona y tener un plan de salida en caso de que el software ya no cumpla con las necesidades de la empresa en el futuro.