En los últimos cinco años, la fuerza laboral independiente ha crecido más rápido que la economía en general, según el Informe 2015 del Estado de la Independencia en América de MBO Partners. La tendencia no se está desacelerando: el 71% de aquellos que ya trabajan de forma independiente lo hacen además de un trabajo a tiempo completo o parcial, y uno de cada siete trabajadores a tiempo completo está considerando cambiar a trabajo independiente.

Existen ventajas, pero trabajar por cuenta propia no es solo hacer llamadas de conferencia en pijama y elegir proyectos. Trabajar solo puede ser un negocio arriesgado. A continuación, se presentan cuatro elementos esenciales de gestión de riesgos que pueden mantenerlo rentable a largo plazo.

Contratos por escrito

¿Crees que eres demasiado pequeño para ser demandado? Piénsalo de nuevo. Según una encuesta del Instituto de Reforma Legal de la Cámara de Comercio de los Estados Unidos, el 43% de los propietarios de pequeñas empresas han sido amenazados o demandados. En caso de una demanda, los contratos por escrito reducen su riesgo al:

• Describir los términos de un acuerdo.
• Definir el alcance de un proyecto.
• Asignar responsabilidad a las partes correspondientes.

Como profesional de TI, es posible que también desee que sus contratos tengan:

• Una cláusula de confidencialidad relacionada con la información especializada en la que se basa su negocio.
• Un acuerdo de nivel de servicio para definir los parámetros de soporte continuo.
• Una cláusula de exención de responsabilidad para dividir la responsabilidad entre usted y su cliente.

Si descarga una plantilla de contrato gratuita, al menos hágala revisar por un abogado. Pagar unas horas de revisión legal ahora puede ahorrarle tener que pagar meses de revisión de un abogado en caso de una demanda.

Un plan de impuestos

¿Cuál es la diferencia entre un empleado a tiempo completo que trabaja como desarrollador web y un escritor técnico independiente? En cuanto a los impuestos, nada. Ganar tan solo $400 significa que tienes que pagar impuestos. Además, si tus clientes envían un formulario 1099, también lo envían al IRS. Dependiendo de tus ganancias, es probable que pagues entre el 20% y el 30% en impuestos. Eso suena mucho, pero cubre las contribuciones al Seguro Social y Medicare, que normalmente se dividirían entre tú y tu empleador. Debido a que los trabajadores independientes deben desprenderse de gran parte de lo que ganan, muchos optan por pagar impuestos trimestrales para que la carga no sea tan grande en abril. (Información detallada de la Guía de Impuestos Trimestrales de la Unión de Trabajadores Independientes).

Pero, ¿qué pasa si te pagan en efectivo? ¿O si no recibes un formulario 1099? Debes presentar impuestos de todos modos. Si el IRS te audita, examinará tus cuentas en busca de efectivo no reportado y examinará tu estilo de vida en busca de una discrepancia de ingresos. El dolor de cabeza y las posibles multas de saltarse los impuestos no valen los ahorros a corto plazo.

Comunicación regular con los clientes

Gestionar las expectativas de los clientes puede ser difícil, especialmente para los contratistas de TI. Los clientes a menudo esperan que resuelvas sus problemas tecnológicos sin comprender realmente el alcance del trabajo involucrado. Y aunque un contrato por adelantado puede generar expectativas más realistas, los cambios que retrasan un proyecto o aumentan el presupuesto aumentan la probabilidad de una demanda. Lamentablemente, nuestro análisis de las prácticas de nuestros solicitantes en 2015 (publicado como la Evaluación de Riesgos de la Industria Tecnológica) muestra que:

• El 53% de los propietarios de pequeñas empresas de TI no tienen políticas de resolución de quejas por escrito.
• El 54% no tiene procedimientos internos de auditoría de gestión de proyectos.
• El 29% no utiliza procedimientos de aceptación o aprobación del cliente.

La comunicación es clave para mantener a los clientes satisfechos. ¿Te encuentras con un problema mientras codificas? Envíales un correo electrónico. ¿Necesitas subcontratar a un proveedor de servicios en la nube? Asegúrate de que lo sepan y lo aprueben. Incluso puedes llamar a los clientes cuando las cosas van bien. A nadie le gusta que lo mantengan en la oscuridad, así que programa reuniones regulares en intervalos que se ajusten al cronograma de un proyecto.

Prácticas recomendadas para prevenir demandas

Las demandas, incluso las frívolas, son costosas. Según el Proyecto de Estadísticas Judiciales, el costo promedio de un caso contractual que llega a juicio y continúa después de la resolución es de $91,000. Tal vez aún más preocupante es un hallazgo del Instituto de Reforma Legal que indica que incluso una demanda frívola que es desestimada por el tribunal tiene un costo promedio de $2,000 a $5,000. Los contratos y la comunicación pueden ayudarlo a evitar demandas, pero también se pueden tomar medidas adicionales para proteger aún más su negocio:

• Mantén registros de cada proyecto.
• Documenta la relación comercial.
• Dice que no cuando los proyectos no se ajusten a tus habilidades.
• Invierte en desarrollo profesional.
• Compra un seguro de responsabilidad civil.

Ninguno de estos elementos garantiza que no serás demandado, pero tomar estas medidas puede minimizar el riesgo de que una demanda acabe con tus finanzas. Aquí tienes un pensamiento final: una de las herramientas de gestión de riesgos más efectivas para un negocio es mantener una fuente de ingresos sólida. Estos cuatro elementos te ayudarán a lograr ese objetivo al reforzar que tu negocio es serio y profesional, lo que ayuda a ganar la confianza de nuevos clientes.