Implementar un sistema ERP puede ser una inversión importante para una empresa. Sin embargo, muchos proyectos de ERP fracasan en su primera implementación. Según la firma de análisis TEC, casi el 50% de los proyectos de ERP no tienen éxito la primera vez. Esto se debe a diversos factores, como exceder el presupuesto, retrasos en los plazos o falta de cumplimiento de los objetivos de la empresa. Entonces, ¿cómo asegurarse de que su próximo proyecto de ERP no se convierta en parte de esta estadística?

1. Definir el Retorno de la Inversión del Proyecto

Antes de embarcarse en la evaluación de un sistema ERP, es importante definir el retorno de la inversión (ROI) del proyecto. Comparta los objetivos de ROI del proyecto con cada proveedor de ERP que esté considerando y trabaje con ellos para comprender cómo su plataforma ayudará a alcanzar esas expectativas. El ROI del proyecto también será un punto de venta interno crucial para los propietarios de la empresa, los interesados y incluso los usuarios finales. Además, ayudará a establecer puntos de referencia que podrán medir la salud del proyecto de implementación en el futuro.

2. Detalles Funcionales

En proyectos de ERP grandes, es probable que el proveedor venga a las instalaciones para demostrar las capacidades de su software. Evite demostraciones de software a un nivel superficial, como “¿cómo anula un cheque con su sistema?”. En su lugar, pídales que demuestren cómo el software puede manejar los desafíos específicos de su negocio. Seleccione cinco de los procesos más complejos que se manejan actualmente, documentelos y entregue el escenario a un proveedor de ERP solo unos días antes de la demostración. Esto les dará tiempo para prepararse, pero evitará que realicen cambios significativos en el código para ocultar una posible brecha en el software. A medida que el proveedor realiza la demostración, sorpréndalos al final de cada escenario y pídales que configuren la solución frente a usted para comprender el proceso. Si tienen dificultades, considérelo una señal de advertencia de que encontrará brechas adicionales en el software durante el proceso de implementación. A medida que aumenta el número de brechas, también aumenta la probabilidad de que se produzcan excesos de costos, soluciones alternativas y, en última instancia, proyectos fallidos.

3. Comprender cómo el Proveedor Supera los Obstáculos de Implementación

Los proyectos de ERP son desafíos significativos y, sin importar qué proveedor seleccione, surgirán obstáculos durante el proceso de implementación. Por lo tanto, es fundamental determinar cómo la empresa de ERP va a reaccionar ante los desafíos durante el proceso de implementación. Algunas preguntas específicas que puede hacer al proveedor son:

• Si encontramos una brecha en cómo el software maneja uno de nuestros procesos comerciales, ¿cuál es la solución para abordar esta brecha?
• Descubrimos que no compramos un módulo necesario para nuestro negocio al principio. ¿Cuál es el costo adicional para agregarlo al alcance de la implementación?
• No encontramos que el consultor que seleccionó para nuestro proyecto sea adecuado. ¿Cuál es el proceso para reemplazar este recurso durante la implementación?
• Descubrimos algunos escenarios excepcionales durante la capacitación de los usuarios finales que olvidamos tener en cuenta en la fase de diseño del proceso. Necesitamos un mes adicional para rediseñar estos procesos. ¿Cuál es el impacto en el costo de nuestro proyecto?

Al hacer estas preguntas, podrá evaluar cómo el proveedor de ERP maneja los desafíos y si están dispuestos a adaptarse a las necesidades cambiantes de su empresa durante la implementación.

En resumen, para asegurar el éxito de su proyecto de ERP, es fundamental definir el ROI del proyecto, evaluar los detalles funcionales del software y comprender cómo el proveedor supera los obstáculos de implementación. Siguiendo estos consejos, podrá evitar los errores comunes que llevan al fracaso de los proyectos de ERP y lograr una implementación exitosa.