Como parte de la serie de contenido contribuido de Solutions Review, una colección de artículos escritos por líderes de opinión de la industria en categorías de software en crecimiento, Brian DeWyer, CTO y cofundador de Reveille Software, profundiza en el debate de construir vs. comprar en torno a las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM).
¿Construir o comprar? Para el software empresarial, esta pregunta ha desconcertado a los empleados de TI durante muchos años. La respuesta correcta está envuelta en un problema de ventajas y desventajas que varían según cada circunstancia única. Construir su propio software ofrece un alto grado de personalización que se adapta a las necesidades de su empresa. Cuando se considera la longevidad, los costos son más bajos porque no hay tarifas de licencia. Por el contrario, comprar software ofrece una solución a su organización más rápido, puede incorporar conocimientos exhaustivos del dominio e incluir mejores prácticas que su personal de TI interno no posee. Adobe enumera las consideraciones más importantes al decidir construir o comprar software como las siguientes:
- Casos de uso
- Preparación
- Alcance del proyecto
- Recursos
- Costo de oportunidad
- Tiempo hasta el valor
La decisión de construir vs. comprar debe ser evaluada al gestionar una pila de aplicaciones de gestión de contenido empresarial (ECM). Es probable que su organización emplee herramientas estándar de gestión de aplicaciones e infraestructura ofrecidas por empresas como Splunk, NewRelic, IBM, Broadcom, Dynatrace, Nagios, Zappo y Microsoft. Estas herramientas de monitoreo son vitales para las empresas modernas. Esto lleva a la opción de adoptar un enfoque de “hágalo usted mismo” (es decir, construir monitores de ECM internos). Sin embargo, tenga cuidado; sus operaciones de TI se verán desafiadas al desarrollar y mantener soluciones realmente efectivas para ECM.
Presentando el caso de “comprar” ECM
Las aplicaciones de ECM son el eje central de muchos procesos de documentos digitales. Sirven como un centro para miles de usuarios que acceden a repositorios e interactúan con los valiosos activos digitales de una organización. La magnitud de la actividad de los usuarios genera una cantidad inmensa de transacciones de documentos. La importancia de gestionar la actividad de los usuarios de ECM no puede ser exagerada. Las empresas que eligen construir su propia solución de monitoreo de ECM deben considerar estos cuatro factores antes de embarcarse en este viaje de codificación personalizada.
Conocimiento y costos de desarrollo
Construir monitores de ECM desde cero requiere inversión en recursos de desarrollo. Para diseñar e implementar con éxito funcionalidades de monitoreo, es esencial contar con desarrolladores competentes que posean un profundo conocimiento de la arquitectura, interfaces y pila del sistema ECM. La creación de un equipo de desarrollo implica asignar recursos para salarios, beneficios, costos de contratación y la infraestructura de hardware y software requerida. Las empresas también deben considerar el personal necesario para producir y mantener dichos monitores, ya que el software requiere un equipo con conocimientos especializados en múltiples sistemas ECM y mejores prácticas de monitoreo. Según AIIM, la mayoría de las organizaciones tienen al menos cuatro plataformas ECM diferentes. Las organizaciones deben invertir en programas de capacitación para mantener actualizado a su personal de TI con las tecnologías de la plataforma ECM, las técnicas de monitoreo y las tendencias emergentes de la industria para ser efectivos a largo plazo.
Tiempo y esfuerzo de desarrollo
Dependiendo de la complejidad y escala del sistema de monitoreo, el cronograma de desarrollo puede variar desde varios meses hasta más de un año. Las empresas deben tener en cuenta estos requisitos al adoptar un enfoque de “hágalo usted mismo” al construir un sistema de monitoreo rentable para ECM:
- Obtener el Kit de Desarrollo de Software (SDK) para cada plataforma ECM.
- Desarrollar o adquirir conocimientos de desarrollador sobre el SDK para cada plataforma ECM.
- Desarrollar requisitos detallados y planes de proyecto.
- Desarrollar o adquirir conocimientos a nivel de desarrollador sobre la pila de la plataforma ECM, interfaces y comportamiento operativo.
- Asignar un gerente de proyecto.
- Diseñar, construir y realizar pruebas de calidad en lo siguiente:
- Pruebas
- Monitores
- Condiciones/Umbral
- Pantallas
- Paneles de control
- Informes
- Remediaciones/Automatización
- Notificaciones
- Avanzar a través de un proceso de DevOps hasta el estado de producción.
Mantenimiento y actualizaciones continuas
Una vez que los monitores de ECM se implementan, el mantenimiento y las actualizaciones continuas son cruciales para mantenerlos efectivos y alineados con los sistemas ECM cambiantes o los requisitos organizativos. El mantenimiento requiere asignar recursos para monitorear los monitores, solucionar problemas e introducir mejoras. El impacto acumulativo de este mantenimiento tensará los presupuestos de TI y consumirá una cantidad considerable de tiempo de su personal. Estos problemas de mantenimiento aumentan a medida que ECM evoluciona con nuevas características, incluidos sistemas operativos, bases de datos y servicios de aplicaciones; no mantenerse al día con estas actualizaciones resultará en la reaparición de puntos ciegos de monitoreo.
Escalabilidad y desafíos de riesgo
A medida que las organizaciones evolucionan para respaldar iniciativas de transformación digital, la escalabilidad y la adaptabilidad se vuelven consideraciones vitales. Los monitores de ECM internos pueden carecer de la flexibilidad para adaptarse. Además, es posible que no haya financiamiento incremental para circunstancias cambiantes, como el soporte de tecnologías de automatización inteligente como RPA y otras plataformas ECM o la automatización de acciones de recuperación de ECM. A menudo se requieren modificaciones significativas al intentar escalar una solución de monitoreo personalizada. El perfil de riesgo de una solución de monitoreo de ECM personalizada aumenta con el tiempo en comparación con una solución “listo para usar” probada. Este riesgo es especialmente cierto cuando los autores de la solución de monitoreo de ECM personalizada ya no ocupan los mismos roles y la deuda técnica de ECM está en aumento.
Pensamientos finales
Después de leer esto, es posible que concluya correctamente que el autor tiene una preferencia por la solución de compra en lugar de la solución de construcción. Tenga en cuenta que el autor ha participado y observado ambos enfoques de cerca con numerosas organizaciones. Construir una solución de software tiene mucho sentido para aplicaciones específicas y empresas con el tiempo, los recursos humanos y los fondos para completar este proyecto. Pueden obtener la personalización necesaria para sus entornos particulares y aprovechar las herramientas de monitoreo existentes. Al considerar la construcción de soluciones de monitoreo de ECM internamente, el análisis de pros y contras inclina la balanza a favor del escenario de compra. Las soluciones de monitoreo de ECM a menudo son demasiado complicadas y no son una actividad de alto valor para el talento interno de TI con conocimientos en muchas áreas. Hoy en día, existen soluciones de monitoreo de ECM probadas que ofrecen recuperación de costos, planificación de capacidad, seguridad de contenido y muchas integraciones para garantizar una solución lista para usar a una fracción del costo y tiempo que lleva desarrollar una solución menos capaz internamente.
